Skip to content

Installatiebedrijf automatiseren, Hoe Totaalwarmte dit deed met Mijn Kantoor op Zak

Geschreven door Niels van Beusekom – linkedin
1 2 jaar werkzaam in diverse technische sectoren en accountmanager bij Mijn Kantoor op Zak

Papieren werkbonnen, onleesbare notities en eindeloos nabellen — herkenbaar?
Als installatiebedrijf automatiseren op je wensenlijst staat, dan is de case van Totaalwarmte een uitstekend voorbeeld. In 2015 startte deze installateur met digitaliseren via Mijn Kantoor op Zak, met als doel: minder papierwerk, minder fouten, en meer focus op klant en service.

In dit praktijkverhaal lees je hoe installatiebedrijf Totaalwarmte deze problemen oploste door zijn installatiebedrijf te automatiseren. Met Mijn Kantoor op Zak bespaarden ze één medewerker, verbeterden ze klantinzicht én daalde het aantal openstaande facturen met 85%.

Van papieren werkbonnen naar digitale efficiëntie

Totaalwarmte werkte in 2015 volledig op papier: offertes, facturen en werkbonnen werden dagelijks geprint, ingevuld en verwerkt in CRM-systemen of Excel. Twee backofficemedewerkers waren er dagelijks mee bezig. Tijdrovend, foutgevoelig, en frustrerend voor de monteurs.

Bonnen waren soms onleesbaar of verdwenen. In het ergste geval kwamen ze terug onder de koffievlekken. De administratie moest wekelijks bellen, herinneren en ontcijferen. Digitaliseren was dus niet alleen gewenst, maar nodig om het installatiebedrijf te automatiseren.

Top 5 frustraties van medewerkers

  1. Te laat inleveren van werkbonnen
  2. Onleesbare papieren
  3. Dubbel werk
  4. Missende gegevens
  5. Geen live inzicht

Hoe digitale werkbonnen de klantbeleving verbeterden

Door het installatiebedrijf te automatiseren met digitale werkbonnen, verbeterde niet alleen de administratie, maar ook de klanttevredenheid. Werkbonnen voor BRL6000-25 zijn nu altijd compleet, conform richtlijnen, en gekoppeld aan het klantdossier.

Monteurs zien dagelijks hun planning, klantinformatie en route. Ze kunnen bellen, notities toevoegen en digitale handtekeningen verzamelen. De backoffice kan direct opvolgen: onderdelen bestellen, afspraken inplannen of notities verwerken.

Elke dag zagen monteurs hun agenda met klantgegevens. Ze konden bellen of navigeren vanuit de app. Notities werden direct toegevoegd aan de werkbon en opvolging gebeurde realtime. Klanten tekenden digitaal en de backoffice kon direct handelen.

Top 3 verbeteringen:

  1. Klantdossier 100% digitaal
  2. Voldoen aan certificeringseisen
  3. Real-time opvolging en communicatie

Sneller factureren = minder openstaande posten

Voorheen had Totaalwarmte een flinke stapel openstaande facturen. Nu staan gebruikte materialen direct op de werkbon en wordt automatisch een factuur aangemaakt. Dankzij de integratie met Mollie kunnen klanten direct betalen via iDEAL of automatische incasso.

Facturen worden na de klus verzonden met een betaalverzoek. Bij niet-betaling volgt automatisch een herinnering. Het resultaat: 85% van de klanten betaalt direct. Minder openstaande posten, minder belletjes, meer rust op de backoffice.In 2015 waren de openstaande facturen relatief hoog door de trage administratieve verwerking. Dit veranderde toen onderdelen direct op de digitale werkbon werden geregistreerd en sneller werd gefactureerd.

Via Mollie konden klanten betalen via iDEAL of automatische incasso. Elke klant kreeg een iDEAL-factuur en herinneringen werden automatisch verstuurd. In 85% van de gevallen werd de factuur direct na afronding betaald.

Voordelen op een rij:

  1. Snellere facturatie via IDeal
  2. Openstaande posten daalden
  3. Betaling via iDEAL of automatische incasso
  4. Vertrouwen dankzij Mollie

Slimmer plannen met postcode en beschikbaarheid

Met meer dan 2.500 onderhoudsklanten in Noord- en Zuid-Holland was het plannen een enorme klus. Klanten werden handmatig benaderd op basis van Excel-sheets en postcodeoverzichten. Inefficiënt en tijdrovend.

Met een speciaal ontwikkelde abonnementsmodule plannen klanten nu zelf afspraken binnen hun postcodegebied. De Google Agenda van monteurs is gekoppeld aan hun regio. Klanten ontvangen een e-mail met alleen beschikbare dagen voor hun regio. Het resultaat? Minder reistijd, hogere monteurscapaciteit en minder telefoontjes.

Top 3 voordelen van slimme planning

  1. Efficiëntere capaciteitsplanning
  2. Lagere reiskosten
  3. Minder telefoonverkeer met klanten

Wat zeggen onze klanten

“Sinds we met deze app werken, zijn we per week minstens 5 uur minder kwijt aan administratie.”
– Lemano biekman warmte in huis – Roelofarendsveen


“Voor de afwikkeling van onze werkbonnen is dit echt een uitkomst. Alles netjes opgeslagen en terug te vinden.”
– Leon van Seggelen, Totaalwarmte – Alphen aan den Rijn

Conclusie: installatiebedrijf automatiseren loont

Na de implementatie van Mijn Kantoor op Zak is Totaalwarmte als installatiebedrijf volledig geautomatiseerd. Minder administratie, snellere betalingen en hogere klanttevredenheid. De backoffice is afgeslankt, en monteurs richten zich weer op hun kerntaak: service.

Wil jij jouw installatiebedrijf automatiseren? De case van Totaalwarmte laat zien dat digitaliseren geen kostenpost is, maar een investering die loont.

Ook je installatiebedrijf automatiseren?
Vraag vrijblijvend een demo aan van Mijn Kantoor op Zak.