Software voor een installatiebedrijf brengt je offertes, onderhoud, planning, werkbonnen, klantgegevens en facturen samen op één plek. Je regelt het vanaf je telefoon, ook onderweg. Een groot ERP-pakket is voor de meeste kleine installatiebedrijven te duur en te zwaar. Het kan ook simpel: alles wat je nodig hebt, niets wat je niet gebruikt.
Geschreven door Erik van Beusekom, oprichter van Mijn Kantoor op Zak en eigenaar van installatiebedrijf Totaalwarmte · Leestijd 8 min
Software voor een installatiebedrijf wordt pas echt interessant als het werk groeit. Een Excel-bestand en een paar vaste klanten. Dat werkt prima. Tot je onderhoudscontracten toenemen, klanten terugkomen en je steeds vaker moet zoeken waar informatie staat.
Klant belt overdag. Je schrijft het nummer op een papiertje. ’s Avonds thuis start je de computer op, maak je de offerte in Excel en stuur je hem op. Dan wachten. Bellen ze terug? Geen idee, dat bestand staat thuis en jij staat op de klus.
Het werk zit niet in de techniek, maar in de rompslomp eromheen. Werkbonnen die nog verwerkt moeten worden, facturen die blijven liggen, onderhoud dat handmatig gepland wordt. En klantgegevens die je telkens van het ene veld naar het andere overtikt, met elke keer de kans op een verkeerd nummer of adres. Het goede nieuws: dat kan anders.
Software voor een installatiebedrijf neemt het vaste, herhalende kantoorwerk van je over. Denk aan offertes maken, onderhoud aanschrijven, klanten inplannen, werkbonnen invullen en facturen versturen. In plaats van losse programma’s en Excel-bestanden staat alles op één plek.
Grofweg zijn er twee soorten. Aan de ene kant grote ERP-pakketten: compleet, maar duur en zwaar, en vaak gebouwd voor grote bedrijven. Aan de andere kant losse boekhoudpakketten: prima voor je cijfers, maar zonder werkbon, planning en onderhoudsbeheer, dus je blijft schakelen tussen programma’s. Of je nu een werkbon-app of een boekhoudpakket kiest, hangt af van wat je echt nodig hebt.
Daartussen zit de software die de meeste kleine installatiebedrijven echt nodig hebben: alles op één plek, simpel genoeg om meteen mee te werken, en bereikbaar vanaf je telefoon.
Software loont vooral als hetzelfde werk steeds terugkomt. Offertes maken, klanten terugbellen, onderhoud plannen en werkbonnen verwerken zijn taken die elke week opnieuw gebeuren. Juist daar verlies je ongemerkt veel tijd.
Wij begonnen met ons klantenbestand in Excel. In het begin werkt dat prima. Maar zodra meer mensen in hetzelfde bestand werken, gaat het mis: verschillende versies, gegevens die overschreven worden, en één verkeerde puntkomma in een formule en je hele overzicht ligt eruit. Voor bijna alles is wel een Excel-oplossing te vinden, maar er komt een moment dat een echt systeem zichzelf terugverdient. Niet alleen door tijd, maar doordat alles op één plek staat en klopt. Zeker bij de belastingaangifte is het fijn dat je niet allerlei losse lijstjes naast elkaar hoeft te leggen.
Bij mijn eigen installatiebedrijf, Totaalwarmte, werkten we eerst volledig op papier. Daarna Excel en Word. We probeerden zelfs een groot, duur ERP-pakket, maar de helft paste niet bij ons en op je mobiel werkte het niet. Te duur en te zwaar voor een klein bedrijf.
Het grootste gedoe zat in twee dingen: offertes maken en de telefoon. Een klant belde, kantoor nam op, schreef een notitie en sms’te die naar de monteur. Dan moest je nabellen, zonder te weten wat je twee maanden eerder had afgesproken, want online kijken kon niet.
Toen we overstapten op digitaal werken, was er meteen overzicht. Offertes maakte ik in een paar klikken. Klanten kregen automatisch bericht dat hun offerte klaarstond en konden er zelf op reageren. Terugbelverzoeken kwamen automatisch in de agenda, met telefoonnummer erbij.
Het grootste verschil zat in het onderhoud. Ook bij een klein klantenbestand scheelt het al veel telefoontjes en gedoe als klanten zelf een afspraak kunnen maken: je hoeft niet meer iedereen na te bellen om een moment te prikken. Bij ons loopt dat inmiddels op grote schaal. We schrijven zo’n 4.000 klanten per jaar aan voor onderhoud, en het overgrote deel plant zichzelf in op postcode, zonder dat wij er een telefoontje aan kwijt zijn. Op kantoor merkte ik dat het hardst: we gingen van drie backofficekrachten naar één parttimer. Eén kracht minder op kantoor weegt niet op tegen een paar tientjes software per maand.
Overstappen hoeft niet in één keer. Zo ziet het er in de praktijk uit:
[Scenariofoto nog toe te voegen. Alt: planningsscherm met onderhoudsklanten van een installatiebedrijf ingedeeld op postcode.]
Eerlijk is eerlijk: software kiezen is niet voor iedereen meteen makkelijk.
Mijn Kantoor op Zak is mobiele software voor vakmensen waarmee je je administratie vanaf je telefoon regelt. Offertes, werkbonnen, klantdossiers, onderhoud aanschrijven, planning op postcode en facturen staan op één plek. Daardoor hoeft een monteur niet te wachten tot kantoor iets doorstuurt, en hoeft kantoor niet achter losse briefjes, appjes of Excel-bestanden aan.
Het is gemaakt door een monteur, voor monteurs. Geen zwaar, duur ERP, maar precies de software voor installatiebedrijven die klein zijn en het simpel willen houden. Een paar dingen die het concreet doet: klantgegevens ophalen via de KVK-koppeling, betalen via iDEAL, en je facturen doorsturen naar je boekhouding. Want je boekhouding houd je gewoon in je eigen boekhoudpakket: Mijn Kantoor op Zak koppelt met SnelStart en Unit4 Multivers. Je maakt een klant één keer aan in Mijn Kantoor op Zak, of importeert je relaties, en via de koppeling staat het ook in je boekhouding. Geen dubbel invoeren.
Je kunt het twee maanden gratis proberen. Bevalt het niet, dan stop je het weer.
Een installatiebedrijf draait op een paar vaste klussen. Wil je ergens dieper op ingaan, kies dan je onderwerp:
Een klein installatiebedrijf heeft zelden een volledig ERP nodig. Wat je vooral wilt: offertes, werkbonnen, planning, klantgegevens en facturen op één plek, bereikbaar vanaf je telefoon. Zo houd je overzicht zonder te betalen voor functies die je niet gebruikt.
Voor de meeste kleine installatiebedrijven niet. Een ERP is gebouwd voor grote organisaties en is duur en zwaar. Je krijgt hetzelfde overzicht, planning en facturatie ook met lichtere software die op je telefoon werkt en sneller is ingericht.
Nee. Je maakt een klant één keer aan in Mijn Kantoor op Zak, of je importeert je relaties. Via de koppeling met SnelStart of Unit4 Multivers staat het ook in je boekhouding. Twee systemen, maar voor jou voelt het als één.
Dat hangt af van wat je nodig hebt. Mijn Kantoor op Zak heeft drie pakketten: € 19, € 59 en € 119 per maand. Dat staat in geen verhouding tot wat je bespaart op kantoorwerk. Je begint twee maanden gratis, dus je kijkt eerst rustig of het bij je past.
Ja. Mijn Kantoor op Zak draait op telefoon, tablet en computer. Je maakt een offerte of werkbon gewoon op locatie, bij de klant. Juist dat onderweg-werken is waar veel kantoorwerk vroeger op vastliep.
Gebouwd door installateurs. Gebruikt door vakmensen.
Sinds we werken met Mijn Kantoor op Zak hebben we veel meer overzicht. Offertes, werkbonnen en facturen staan bij elkaar en we hoeven niet meer te zoeken in losse mails of Excel-bestanden. Vooral het beheren van terugkerend onderhoud scheelt ons veel tijd.
CV Zeker
Voorheen waren we veel tijd kwijt aan het plannen van onderhoud en het bijhouden van losse lijstjes. Met Mijn Kantoor op Zak hebben we meer overzicht en verlopen offertes, werkbonnen en facturen een stuk gestructureerder. Dat scheelt tijd en voorkomt dat zaken blijven liggen.
Homeservice
Je hoeft je hele bedrijf niet in één keer om te gooien. Begin klein, kijk waar je nu tijd verliest op kantoor, en pak dat als eerste aan. Vaak is dat de telefoon, de offertes of het onderhoud.
Geen betaalverplichting, geen ingewikkelde onboarding, niet eerst weken inrichten. Probeer Mijn Kantoor op Zak geheel vrijblijvend en kijk of het je wat oplevert. Bevalt het niet, dan stop je het weer. Wil je eerst de pakketten zien?
Erik van Beusekom is oprichter van Mijn Kantoor op Zak en eigenaar van installatiebedrijf Totaalwarmte. Hij heeft 23 jaar ervaring in de techniek: van bromfietstechniek, ICT en liften tot NDT-onderzoek, werkvoorbereiding en het leidinggeven aan een technische afdeling. Hij gebruikt Mijn Kantoor op Zak elke dag in zijn eigen bedrijf. De software is dus niet bedacht achter een bureau, maar op de werkvloer.
