Een werkbon app, ook wel digitale werkbon genoemd, is een app waarmee je de bon op je telefoon of tablet invult bij de klant, laat tekenen en met foto’s vastlegt. Je zet er meteen materiaal, uren en opmerkingen op en zet hem in één klik om naar een factuur. Voor zzp’ers en installateurs scheelt dat papierwerk, dubbel typen en kwijtgeraakte bonnen.
Geschreven door Erik van Beusekom, oprichter van Mijn Kantoor op Zak en eigenaar van installatiebedrijf Totaalwarmte · Leestijd 8 min
Als monteur ken je het wel. Je krijgt een stapel werkbonnen mee, een stalen plaat met een clip erachter. Bij de klant moet je opmerkingen invullen, maar dat vakje is twee centimeter groot. Sta je te pielen om alles erin te krijgen. Het wordt doorgedrukt over drie velletjes, en alleen het bovenste is nog te lezen.
Een paar dagen later word je gebeld door kantoor: kun je even uitleggen wat hier staat? En de helft van de tijd lag die bon nog in de auto. Of er was er eentje kwijt. Je krijgt veertig bonnen mee, mist er twee, en dan mag je het gaan uitleggen.
Herkenbaar uit de praktijk:
En het is niet alleen die ene bon. Gebruikt materiaal zocht je op in een materialenboek, met artikelnummers en aantallen die je met de hand opschreef. Daar ging het vaak mis. En dan moest alles terug naar kantoor, waar iemand elke bon overtypte om hem naar de klant te sturen. Een papieren werkbon is eigenlijk een stapeltje losse informatie: de bon, de materiaallijst, de foto’s, de instructies. Allemaal apart, allemaal handwerk.
Een werkbon app is precies wat het zegt: je werkbon, maar dan op je telefoon of tablet in plaats van op papier. Veel mensen noemen dit ook een digitale werkbon. Je vult hem in bij de klant, de klant tekent op het scherm, en je voegt foto’s toe van hoe je het hebt achtergelaten.
Het grote verschil met papier zit in de stappen erna. Een papieren bon moet je overtypen, opsturen en ergens bewaren. Een digitale bon staat meteen op de juiste plek, gekoppeld aan de klant, en is in één klik om te zetten naar een factuur.
Veel zelfstandigen maken eerst een tussenstap met Excel. Een bestandje op je telefoon waar je alles in tikt. Dat lost het halve probleem op, maar je blijft dubbel werken: telkens weer het adres invullen, en mappen vol bestanden waarin je later niets meer terugvindt. Een werkbon app haalt dat dubbele werk eruit.
Een werkbon app is vooral handig voor zelfstandige monteurs, installatiebedrijven, onderhoudsbedrijven en kleine technische teams. Zeker als je op locatie werkt, materiaal gebruikt, foto’s wilt vastleggen of bonnen later moet omzetten naar facturen. En werk je veel met duurzame installaties zoals warmtepompen, dan staat digitaal werken ook professioneler dan een stapel papier.
Een werkbon app is niet bedacht achter een bureau. Hij is handig op de plek waar je echt werkt: in de meterkast, op een dak, met vieze handen.
Het voordeel zit niet alleen in digitaal invullen. Het zit vooral in wat er daarna niet meer hoeft: zoeken, overtypen, bellen, corrigeren en uitleggen.
In Leiderdorp hingen we een ketel op. Een half jaar later bleek daar een warmtepomp aan gekoppeld, en kwamen er problemen. Met de foto’s van toen konden we laten zien: zo hebben wij het niet achtergelaten. Geen welles-nietes, gewoon terugkijken en samen oplossen.
Of een klant die belt: jullie hebben net bijgevuld, en nu moet het alweer. Op de foto staat de ketel op 2 bar, nu op 0,8. Dan is er iets gebeurd, een lekkage bijvoorbeeld. Dat kun je meteen aantonen, en dan hoef je niet op je geheugen te varen.
Stel: je bent bij een klant voor onderhoud aan de cv-ketel.
Onderaan de bon zie je het materiaal staan, dus je wordt er meteen aan herinnerd. Geen “oh ja, dat was ik vergeten” meer als je al naar de bus loopt.
Eerlijk is eerlijk: een werkbon app blijft een invullijstje, en invullen blijft mensenwerk. Soms werkt iemand het lijstje af en vergeet toch iets. Dat gebeurt op papier net zo goed.
Een paar tips die helpen:
Honderd procent waterdicht bestaat niet. Maar die stapels papierbonnen van vroeger zijn dan wel echt verleden tijd.
Mijn Kantoor op Zak is mobiele software voor vakmensen waarmee je je administratie vanaf je telefoon regelt. De werkbon app zit daar gewoon in.
Wat het concreet doet:
Heb je de bon afgerond, dan maak en verstuur je zelf direct de factuur. Of je laat dat het kantoor doen. Niets meer overtypen.
Werk je ook veel met offertes? Lees dan ook hoe je sneller een offerte maakt vanuit Mijn Kantoor op Zak.
Een werkbon is niet alleen administratie. Het is ook een vastlegging van wat je hebt gedaan, en vormt de basis voor je factuur, waar de Belastingdienst eisen aan stelt. Zeker bij cv- en gaswerk wil je dat later kunnen terugvinden.
Je kunt de werkbonnen in Mijn Kantoor op Zak inrichten naar je eigen kwaliteitshandboek, zodat je per klus precies vastlegt wat je nodig hebt. Zo houd je de papierwinkel rond de gasketelwet beter op orde en vind je je dossier makkelijk terug.
Belangrijk: Mijn Kantoor op Zak neemt je het vastleggen uit handen, maar maakt je niet automatisch gasketelwet-proof of KIWA-gecertificeerd. Of je aan alle eisen voldoet, blijft je eigen verantwoordelijkheid.
De beste werkbon app voor een klein bedrijf zet alles op één plek: de bon invullen, materiaal en uren toevoegen, laten tekenen en in één klik omzetten naar een factuur. Let erop dat hij meegroeit met je bedrijf en dat je velden zelf kunt aanpassen. Mijn Kantoor op Zak is daar door een monteur voor gemaakt.
Ja. De klant tekent met zijn vinger op je telefoon of tablet. Je kunt de getekende bon meteen opsturen, bijvoorbeeld voor de verzekering of voor nieuwe bewoners. Klanten vragen er vaak zelf om.
Ja, in één klik. Het materiaal en de uren die op de bon staan, komen meteen op de factuur. Je hoeft niets over te typen, en je vergeet geen omzet door materiaal dat niet is genoteerd.
Je hoeft niets uit een appstore te halen. Mijn Kantoor op Zak werkt in de browser van je telefoon, tablet of computer. Je opent het via je internetadres en logt in. Wil je hem snel bij de hand, zet dan een snelkoppeling op je beginscherm.
Een werkbon in Excel is beter dan papier, maar je blijft dubbel werken: telkens het adres opnieuw invullen en bestanden terugzoeken in mappen. Een echte werkbon app koppelt alles aan de klant en zet de bon direct om naar een factuur.
Een goede werkbon app laat je op locatie de bon invullen, materiaal en uren toevoegen, foto’s vastleggen en de klant digitaal laten tekenen. Belangrijk is ook dat je de bon in één klik omzet naar een factuur, en dat je velden verplicht kunt maken zodat je onderweg niets vergeet.
Ja. Je maakt ter plekke een foto en zet die op de bon. Die foto blijft bewaard in het klantdossier. Handig als bewijs: krijg je later een vraag of klacht, dan kijk je gewoon terug hoe je het hebt achtergelaten.
Dat kan in Mijn Kantoor op Zak op twee manieren. Je maakt een export van je facturen en importeert die in je boekhoudprogramma. Of je laat elke factuur automatisch doorsturen naar je boekhoudprogramma, zodat je er niet meer naar omkijkt. Zo blijft de werkbon op de werkvloer en je boekhouding op orde.
Ja. Je telefoon heb je toch altijd bij je, ook als je op een dak staat of in een meterkast werkt. Je vult de bon in waar je bent, zonder los papier dat nat wordt of wegwaait.
Nee. Je hoeft niet eerst weken iets in te richten of je hele werkwijze om te gooien. Je begint gewoon met een paar bonnen en breidt het uit zoals het jou uitkomt. De meeste mensen zijn binnen een dag onderweg.
Sinds we werken met Mijn Kantoor op Zak hebben we veel meer overzicht. Offertes, werkbonnen en facturen staan bij elkaar en we hoeven niet meer te zoeken in losse mails of Excel-bestanden. Vooral het beheren van terugkerend onderhoud scheelt ons veel tijd.
CV Zeker
Voorheen waren we veel tijd kwijt aan het plannen van onderhoud en het bijhouden van losse lijstjes. Met Mijn Kantoor op Zak hebben we meer overzicht en verlopen offertes, werkbonnen en facturen een stuk gestructureerder. Dat scheelt tijd en voorkomt dat zaken blijven liggen.
Homeservice
Je weet pas wat je mist als het er niet is. Veel monteurs die eenmaal digitaal werken, willen nooit meer terug naar papier, alleen al om de foto’s die je later kunt terugkijken.
Geen betaalverplichting, geen ingewikkelde onboarding, niet eerst weken inrichten. Gewoon proberen en zelf merken hoeveel administratie je ’s avonds niet meer hoeft te doen. Probeer het twee maanden gratis. Merk je dat het niet bij je past, dan stop je er weer mee. Wil je eerst weten wat het kost? Bekijk dan de pakketten.
Erik van Beusekom is oprichter van Mijn Kantoor op Zak. Hij heeft 23 jaar ervaring in de techniek: van bromfietstechniek, ICT en liften tot NDT-onderzoek, werkvoorbereiding en het leidinggeven aan een technische afdeling. Hij had een eigen installatiebedrijf en gebruikt Mijn Kantoor op Zak elke dag zelf. De werkbon app is dus niet bedacht achter een bureau, maar op de werkvloer.
