Een digitaal logboek voor installateurs helpt je om onderhoud, keuringen, storingen en reparaties vast te leggen op één plek, met foto’s, datum en handtekening erbij. Zo bouw je per installatie een dossier op dat je later makkelijk terugvindt. Het maakt je niet automatisch gecertificeerd, maar het houdt de papierwinkel rond certificering en de gasketelwet wél op orde. Voor wie via Kiwa werkt, gaan de werkbonnen automatisch de juiste kant op.
Geschreven door Erik van Beusekom, oprichter van Mijn Kantoor op Zak en eigenaar van installatiebedrijf Totaalwarmte · Leestijd 7 min
Laat ik eerlijk beginnen. Voor de meeste installateurs is certificering vooral een hoop extra werk. Extra administratie, extra verplichtingen, extra kosten. Het komt boven op je gewone werk, en het levert je op dat moment niks op. Dat gevoel is terecht, ik heb het zelf gehad.
Maar er is een keerzijde die je pas merkt als het misgaat. Op het moment dat er discussie ontstaat over een installatie, een keuring, een schade, een vraag van een verzekeraar, dan is je dossier het enige wat je hebt. Geen dossier, geen bewijs. En dan kost het je veel meer dan die administratie ooit kostte.
Het goede nieuws: als je het slim aanpakt, kost dat vastleggen je nauwelijks extra tijd, omdat het meelift op het werk dat je toch al doet.
Een digitaal logboek voor installateurs, ook wel een digitaal onderhoudslogboek genoemd, is een dossier per installatie of per klant, waarin je vastlegt wat je hebt gedaan. Onderhoud, keuringen, storingen, reparaties, met datum, foto’s en wie het werk deed. In plaats van mappen vol papier of losse foto’s op je telefoon staat alles bij elkaar en vind je het zo terug.
Voor installateurs die met de gasketelwet of een certificering werken, is dat digitaal onderhoudslogboek geen luxe maar noodzaak. Je moet kunnen aantonen hoe je een installatie hebt opgeleverd en onderhouden. Een digitaal logboek maakt dat aantonen makkelijk.
Een logboek is geen apart klusje dat je er ’s avonds bij doet. Het ontstaat vanzelf, uit het werk dat je al doet. De keten ziet er zo uit:
De werkbon is dus het hart. Daar leg je het werk één keer vast, en daarna rolt het door naar je dossier en, als je via Kiwa werkt, naar Kiwa.
Dit is voor veel installateurs het grootste voordeel, en het is precies waar de meeste tijd verloren gaat: dubbel invoeren. Één keer op de werkbon, nog een keer in een ander systeem.
Mijn Kantoor op Zak heeft een directe koppeling met het Kiwa-systeem. Werk je via de BRL 6000-25-route, dan worden je werkbonnen automatisch doorgezet naar Kiwa. Je vult het één keer in op je telefoon, en het staat goed. Geen overtypen, geen dubbele administratie, minder kans op fouten.
Op dit moment is die automatische koppeling er voor Kiwa. Andere certificerende instellingen hadden tot voor kort geen koppeling beschikbaar; mogelijk verandert dat in de toekomst.
Een voorbeeld waarom dat dossier ertoe doet. Ik had bij een klant een installatie opgeleverd en alles netjes vastgelegd, met foto’s erbij. Later bleek dat een ander bedrijf iets aan diezelfde installatie had veranderd, een warmtepomp erbij geplaatst.
Toen ik voor mijn hercertificering werd gekeurd, kwam die installatie ter sprake. Dankzij mijn dossier kon ik direct laten zien hoe ík het had opgeleverd, en dat de wijziging van een ander kwam. Zonder die foto’s en dat dossier had ik dat nooit hard kunnen maken. Dat is het verschil tussen “dat zal wel” en “kijk, zo heb ik het achtergelaten”.
Het draait niet alleen om cv en gas. Het principe is overal hetzelfde: vaste controles, een checklist, foto’s, en een historie die je kunt terugvinden. Of je nu een koelinstallatie keurt, een brandmeldinstallatie controleert of noodverlichting nakijkt, je legt het op dezelfde manier vast en bouwt hetzelfde dossier op. Werk je met BRL K25000, de lichtere variant voor kleinere bedrijven, dan heb je net zo goed baat bij die dossieropbouw, de werkbonnen, de checklists en de foto’s.
Eerlijk over wat software wel en niet doet:
Mijn Kantoor op Zak is mobiele software voor vakmensen waarmee je je administratie vanaf je telefoon regelt. Je digitaal logboek voor installateurs ontstaat hier vanzelf uit je werkbonnen: je werkt je keuringslijst af, legt monteur, certificaat, datum en handtekening vast, zet er foto’s bij, en de afgeronde werkbon komt in het dossier van die installatie.
Wat het concreet doet: voorgeprogrammeerde keuringslijsten die je tijdens de keuring kunt aanpassen, een dossier per installatie dat zich vanzelf vult, en de directe koppeling met het Kiwa-systeem voor wie via de BRL 6000-25-route werkt. Zo houd je de papierwinkel rond certificering en de gasketelwet op orde, zonder dubbel werk. Wil je het grotere plaatje zien? Lees dan over software voor je installatiebedrijf. Je kunt het twee maanden gratis proberen.
Een digitaal dossier per installatie waarin je onderhoud, keuringen, storingen en reparaties vastlegt, met datum, foto’s en handtekening. Zo bouw je een historie op die je later makkelijk terugvindt, bijvoorbeeld bij een keuring, een schade of een vraag van een verzekeraar.
Ja. Er is een directe koppeling met het Kiwa-systeem. Werk je via de BRL 6000-25-route, dan worden je werkbonnen automatisch doorgezet naar Kiwa. Je vult het één keer in op je telefoon, zonder dubbele administratie.
De eindverantwoordelijkheid voor CO-veiligheid ligt volgens de wet bij de installatie-eigenaar. Een digitaal logboek helpt het gecertificeerde bedrijf en de monteur om vast te leggen en aan te tonen hoe het werk is uitgevoerd.
Nee. Software legt vast en helpt je terugvinden, maar haalt geen certificering voor je binnen en maakt je niet automatisch compliant. Wel houdt het de administratie rond de gasketelwet en je certificering op orde, zodat je kunt aantonen hoe je hebt gewerkt.
Ja. Het principe is hetzelfde: checklist, werkbon, foto’s en een dossier dat zich opbouwt. Dat geldt voor de lichtere BRL K25000-route net zo goed als voor koelinstallaties, brandmeldinstallaties of noodverlichting.
Sinds we werken met Mijn Kantoor op Zak hebben we veel meer overzicht. Offertes, werkbonnen en facturen staan bij elkaar en we hoeven niet meer te zoeken in losse mails of Excel-bestanden. Vooral het beheren van terugkerend onderhoud scheelt ons veel tijd.
CV Zeker
Voorheen waren we veel tijd kwijt aan het plannen van onderhoud en het bijhouden van losse lijstjes. Met Mijn Kantoor op Zak hebben we meer overzicht en verlopen offertes, werkbonnen en facturen een stuk gestructureerder. Dat scheelt tijd en voorkomt dat zaken blijven liggen.
Homeservice
Certificering en keuringen blijven werk, dat ga ik niet mooier maken. Maar als het vastleggen meelift op je gewone werk, kost het je nauwelijks tijd, en op het moment dat het ertoe doet, heb je alles bij de hand.
Geen betaalverplichting, geen ingewikkelde onboarding, niet eerst weken inrichten. Probeer het gratis, en ontdek of het voor je werkt. Bevalt het niet, dan stop je het weer. Wil je eerst de pakketten zien?
Erik van Beusekom is oprichter van Mijn Kantoor op Zak en eigenaar van installatiebedrijf Totaalwarmte. Hij is gecertificeerd onder BRL 6000-25 en heeft 23 jaar ervaring in de techniek: van bromfietstechniek, ICT en liften tot NDT-onderzoek, werkvoorbereiding en het leidinggeven aan een technische afdeling. Hij ging zelf door het hele certificeringstraject en weet hoeveel een goed dossier waard is.
