Een werkbon-app of boekhoudpakket: het zijn verschillende dingen, en vaak heb je ze allebei nodig. Een boekhoudpakket is voor je administratie: btw-aangifte, grootboeken en je jaarrekening. Een werkbon-app is je gereedschap op de werkvloer: offertes, werkbonnen, planning en facturen. De vakman werkt vooral in de werkbon-app, het boekhoudpakket draait op de achtergrond. Doordat ze koppelen, hoef je niets dubbel te doen.
Geschreven door Erik van Beusekom, oprichter van Mijn Kantoor op Zak en eigenaar van installatiebedrijf Totaalwarmte · Leestijd 6 min
Je wilt je administratie op orde, maar wat heb je nu echt nodig? Een boekhoudpakket? Een werkbon-app? Allebei? En moet je dan tussen programma’s schakelen: je offerte hier, je werkbon daar, je factuur ergens anders?
Veel installateurs blijven daarom hangen op wat ze hebben. Logisch. Maar de keuze wordt een stuk simpeler als je weet wat elk soort gereedschap doet, en vooral: waar de vakman zelf in werkt en wat op de achtergrond hoort.
Kleine installatiebedrijven werken meestal met een combinatie: een werkbon-app voor het werk op locatie (offerte, werkbon, planning, factuur) en een boekhoudpakket voor de administratie. Een zwaar ERP is voor de meeste kleine bedrijven te duur en te uitgebreid. De vakman zit dus vooral in de werkbon-app; de boekhouding draait eronder mee.
Een boekhoudpakket is er voor je administratie, en dat heb je nodig voor de wet. Daar gelden eigen regels: grootboeken bijwerken, mutaties afletteren, financiële inzichten en je jaarrekening afsluiten. Ook je btw-aangifte doe je daar.
Kort gezegd: een boekhoudpakket zorgt dat je cijfers kloppen en geordend zijn, zodat jij of je boekhouder ze later kan terugkijken. Het is sterk in administratie. Maar het is meestal niet gebouwd voor werkbonnen, monteursplanning en onderhoudsuitnodigingen op de werkvloer.
Een werkbon-app is geen volledig boekhoudpakket, maar gereedschap voor je werkproces. Het laat je workflow lopen: van klantdossier naar offerte, naar bevestiging, naar werkbon, naar factuur.
Daar zit de kracht in het repeterende werk. Heb je onderhoudscontracten of abonnementen, dan wil je niet elk factuurtje los maken. Een werkbon-app schrijft je klanten automatisch aan, stuurt de factuur, en zet er meteen een werkbon en een uitnodiging bij. Dat laatste, de werkbon en de uitnodiging, kan een boekhoudpakket niet. En een nette offerte en factuur in je eigen huisstijl wekken vertrouwen bij de klant: ook dat is iets wat de vakman op de werkvloer regelt, niet de boekhouding.
Hier zit de kern: je hoeft niet te kiezen, je combineert. Een boekhoudpakket heb je nodig voor de wet, een werkbon-app voor je werkvloer. De vakman werkt vooral in de werkbon-app: daar maakt hij offertes, werkbonnen, planningen en facturen. Het boekhoudpakket draait op de achtergrond, voor de administratie en de boekhouder.
Denk aan het werk dat vroeger de receptioniste en de backoffice deden: de buitendienst vulde blaadjes in, en op kantoor typte iemand dat over. Dat hele stuk doe je met de werkbon-app. De administratie die daarna komt, de btw en de jaarrekening, blijft het werk van je boekhoudpakket.
| Onderdeel | Boekhoudpakket | Werkbon-app |
|---|---|---|
| Btw-aangifte | Ja | Nee |
| Jaarrekening | Ja | Nee |
| Grootboeken | Ja | Nee, levert aan |
| Offerte op locatie | Beperkt | Ja |
| Werkbon met foto’s | Meestal niet | Ja |
| Planning monteur | Meestal niet | Ja |
| Onderhoud uitnodigen | Meestal niet | Ja |
| Factuur maken | Ja | Ja |
| Factuur verwerken in boekhouding | Ja | Via koppeling |
| Geschikt voor de werkvloer | Beperkt | Ja |
Het verschil merk je in tijd. Voor standaardwerk kan dat groot zijn: geen drie kwartier rijden voor een eerste prijs, maar in een paar minuten een nette offerte op basis van foto’s. Ik heb ooit zelfs vanaf vakantie een ketel verkocht: offerte gemaakt, klant akkoord, werkbon naar een monteur in Nederland, betaald via een betaallink. Dat lukt alleen als je workflow op één plek staat, niet verspreid over losse programma’s.
Een vraag die ik vaak hoor: “waarom zou ik voor twee pakketten betalen?” Begrijpelijk. Maar twee pakketten betekent niet dat je alles dubbel doet. Sterker nog, juist niet.
Je maakt een klant één keer aan in de werkbon-app, of je importeert je relaties. Via de koppeling staat die klant ook in je boekhouding. Je hoeft klanten dus niet dubbel aan te maken, geen gegevens dubbel in te voeren, en wijzigingen niet op twee plekken bij te houden. Technisch zijn het twee systemen, maar voor jou voelt het als één workflow.
Wij begonnen met ons klantenbestand in Excel. Zodra meer mensen erin werkten, ging het mis: verschillende versies, overschreven gegevens, en één verkeerde puntkomma in een formule en je hele overzicht ligt eruit. Er komt een moment dat een echt systeem zichzelf terugverdient, doordat alles op één plek staat en klopt. Zeker bij de belastingaangifte, dan hoef je niet allerlei losse lijstjes naast elkaar te leggen.
Voor veel installateurs is de drempel niet de software zelf, maar alles eromheen: je bestaande pakket verlaten, koppelingen instellen, klanten overzetten, gegevens migreren, processen opnieuw inrichten. Die overstap voelt vaak als een groter bezwaar dan de maandelijkse kosten.
Dat snap ik. Daarom hoef je niet alles in één keer om te gooien. Je importeert je relaties, je begint met één onderdeel, en je breidt uit zoals het jou uitkomt. En je houdt gewoon je eigen boekhoudpakket, dus dat hoef je niet te verlaten.
Mijn Kantoor op Zak is mobiele software voor vakmensen waarmee je je administratie vanaf je telefoon regelt. Het is precies die werkbon-app: de workflow van klantdossier tot factuur, met planning, onderhoud, terugkerende betalingen en foto’s op één plek. Daar werk jij als vakman in.
Je boekhouding houd je in je eigen boekhoudpakket. Mijn Kantoor op Zak koppelt met SnelStart en Unit4 Multivers en levert je facturen netjes aan. Als je producten goed zijn ingericht met grootboeknummers, komen ze bij het doorsturen op de juiste plek. Zo doet elk systeem waar het goed in is.
Wil je het hele plaatje zien? Lees over software voor je installatiebedrijf, of duik in een onderdeel: de werkbon app, het factureren, het offertes maken of het digitaal logboek. Je kunt Mijn Kantoor op Zak twee maanden gratis proberen.
Vaak allebei. Een boekhoudpakket is voor je administratie en btw, een werkbon-app voor je werk op de vloer: offertes, werkbonnen, planning en facturen. Als vakman werk je vooral in de werkbon-app; het boekhoudpakket draait op de achtergrond.
Omdat ze verschillend werk doen, en je er geen dubbel werk aan hebt. Je maakt een klant één keer aan in de werkbon-app, en via de koppeling staat hij ook in je boekhouding. Je betaalt voor twee systemen, maar werkt in één workflow.
Ja. Mijn Kantoor op Zak koppelt met SnelStart en Unit4 Multivers. Je facturen worden doorgestuurd en komen, als je producten goed zijn ingericht met grootboeknummers, op de juiste plek. Zo doe je het werk op de vloer in de app en de boekhouding in je boekhoudpakket.
Nee, en dat is bewust. Een werkbon-app maakt en verstuurt je facturen en regelt je workflow, maar doet geen grootboeken, jaarrekening of btw-aangifte. Die houd je in je boekhoudpakket. De app levert je facturen netjes aan.
Een combinatie: een werkbon-app voor de werkvloer en een boekhoudpakket voor de cijfers. Een zwaar ERP is voor de meeste kleine installatiebedrijven te duur en te uitgebreid.
Sinds we werken met Mijn Kantoor op Zak hebben we veel meer overzicht. Offertes, werkbonnen en facturen staan bij elkaar en we hoeven niet meer te zoeken in losse mails of Excel-bestanden. Vooral het beheren van terugkerend onderhoud scheelt ons veel tijd.
CV Zeker
Voorheen waren we veel tijd kwijt aan het plannen van onderhoud en het bijhouden van losse lijstjes. Met Mijn Kantoor op Zak hebben we meer overzicht en verlopen offertes, werkbonnen en facturen een stuk gestructureerder. Dat scheelt tijd en voorkomt dat zaken blijven liggen.
Homeservice
De keuze is minder spannend dan hij lijkt. Je boekhoudpakket houd je voor je cijfers. Voor je offertes, werkbonnen, planning en foto’s gebruik je een werkbon-app. Dan doet elk systeem waar het goed in is, en werk jij als vakman op één plek.
Geen betaalverplichting, geen ingewikkelde onboarding, niet eerst weken inrichten. Probeer Mijn Kantoor op Zak geheel vrijblijvend en kijk of het je wat oplevert. Bevalt het niet, dan stop je het weer. Wil je eerst de pakketten zien?
Erik van Beusekom is oprichter van Mijn Kantoor op Zak en eigenaar van installatiebedrijf Totaalwarmte. Hij heeft 23 jaar ervaring in de techniek: van bromfietstechniek, ICT en liften tot NDT-onderzoek, werkvoorbereiding en het leidinggeven aan een technische afdeling. Hij heeft zelf alle gereedschappen geprobeerd, van papier en Excel tot een zwaar ERP, en weet daardoor wat een klein installatiebedrijf wel en niet nodig heeft.
