Een offerte maken als installateur kan tegenwoordig vanaf je telefoon, op locatie of vanaf foto’s. Als je je producten en standaardteksten goed hebt ingericht, zet je in een paar minuten een nette offerte op maat in elkaar. De klant kan hem digitaal goedkeuren en ondertekenen, en je kunt meteen een afspraak inplannen. Snel reageren scheelt veel: hoe eerder je offerte er ligt, hoe minder de klant verder gaat zoeken.
Geschreven door Erik van Beusekom, oprichter van Mijn Kantoor op Zak en eigenaar van installatiebedrijf Totaalwarmte · Leestijd 7 min
Een klant die een offerte vraagt, vraagt het meestal aan meer installateurs. En degene die als eerste met een nette offerte komt, heeft een streep voor. Niet omdat je de goedkoopste bent, maar omdat de klant dan duidelijkheid heeft en niet verder hoeft te zoeken.
Mijn ervaring is dat snel reageren vaak helpt om de opdracht binnen te halen. Je wint niet elke klus door de eerste te zijn, prijs en vertrouwen tellen ook mee, maar je vergroot je kans flink. En in de praktijk valt het tegen hoe snel installateurs reageren. Toen ik zelf eens tien installateurs benaderde voor een klusje, reageerde er één binnen een week. Één op de tien. Daar ligt dus werk te wachten voor wie wél snel is.
Het probleem: een offerte maken kost vaak tijd. Naar de klant rijden, opmeten, thuis uitwerken, en dan pas versturen. Daar gaat zomaar een dag overheen. Dat kan sneller.
Een goede offerte voorkomt discussie achteraf. Het is niet alleen een prijs, maar een afspraak. Zet er daarom in elk geval op:
Hoe duidelijker je dit opschrijft, hoe minder ruimte voor “maar ik dacht dat dat erbij zat”. Met vaste teksten en voorgeprogrammeerde producten heb je dit snel staan, zonder elke keer alles opnieuw te typen.
Hier zit voor veel installateurs de grootste frustratie, en niet in het maken van de offerte. Je steekt er tijd in, je stuurt hem netjes op, en dan hoor je niks meer. Vaak zijn klanten nog aan het oriënteren of prijzen aan het vergelijken. Sommigen zeggen “stuur maar een offerte, vrijblijvend”, terwijl ze eigenlijk bedoelen dat ze nog rondkijken.
Daardoor besteed je tijd aan offertes die nooit een opdracht worden. En je weet niet welke nog kansrijk zijn. Juist daar valt veel te winnen, en daar heeft mijn broer Niels een sprekend verhaal over.
Ik heb zelf met Moneybird gewerkt voor mijn offertes. Het maken van de offerte was niet het probleem. Het gedoe begon daarna. Je stuurt een pdf per mail, en vervolgens weet je niet meer precies wanneer je hem verstuurde, of de klant hem heeft gezien, en wanneer je moet opvolgen. Ik hield daarvoor een aparte lijst bij, een soort eigen CRM, om bij te houden wie ik nog moest bellen. Dat is dubbel werk, en er valt altijd wel iets tussen wal en schip. In Mijn Kantoor op Zak staan de offerte, de status en de opvolging op één plek, en de herinnering gaat automatisch. Dat scheelt me het hele bijhouden, en er blijft niets meer liggen.
In 2018 zat ik op vakantie toen een klant een nieuwe ketel nodig had. Ik heb vanaf afstand de offerte gemaakt, de klant ging akkoord, en ik wees de klus toe aan een monteur in Nederland. De werkbon ging naar hem, de klant betaalde via een betaallink. Ik hoefde er zelf niet bij te zijn.
Het punt is niet wáár ik was. Het punt is dat het hele proces, van offerte tot akkoord tot werkbon tot factuur, gewoon doorliep terwijl ik niet op kantoor zat. Dat is waar mobiel werken het verschil maakt: je bent niet meer gebonden aan een vaste plek om een klus rond te maken.
Zo is trouwens onze offerte-wizard ontstaan. We verkochten zonnepanelen, airco’s, ketels en laadpalen, en voor elk daarvan moest je telkens dezelfde soort offerte opbouwen. Door de producten één keer goed in te richten, kon dat daarna in een paar klikken.
Stel: een klant wil een nieuwe cv-ketel.
Reageert de klant niet, dan stuurt het systeem automatisch een herinnering. Jij hoeft niet bij te houden wie je nog moet bellen.
Eerlijk is eerlijk: niet elke klus past in dit plaatje.
Mijn Kantoor op Zak is mobiele software voor vakmensen waarmee je je administratie vanaf je telefoon regelt. Een offerte maken als installateur zit daar gewoon in: met voorgeprogrammeerde producten en vaste teksten zet je snel een nette offerte op maat in elkaar, ook op locatie.
Wat het concreet doet: de klant krijgt de offerte digitaal en kan goedkeuren en ondertekenen, aanpassingen stem je samen af of stuur je als voorstel, en na akkoord plan je meteen een afspraak in. Reageert de klant niet, dan volgt het systeem automatisch op. En omdat de offerte na akkoord direct een werkbon en daarna een factuur wordt, hoef je niets over te typen. Wil je het grotere plaatje zien? Lees dan over software voor je installatiebedrijf. Je kunt het twee maanden gratis proberen.
Door je vaste producten en standaardteksten één keer goed in te richten. Daarna kies je bij een nieuwe aanvraag de juiste producten, en de offerte rolt er met de juiste prijzen en teksten uit. Op locatie of vanaf foto’s heb je vaak binnen een paar minuten een nette offerte klaar.
Het beste volg je een offerte na een paar dagen op. In Mijn Kantoor op Zak gaat dat automatisch: de klant krijgt een herinnering, en jij ziet de status. Zo blijft geen enkele offerte tussen wal en schip vallen en hoef je niet zelf bij te houden wie je moet bellen.
Ja. Je laat de klant een paar foto’s sturen van de situatie, of je maakt ze zelf op locatie. Op basis daarvan en je voorgeprogrammeerde producten stel je de offerte samen, zonder dat je per se langs hoeft te komen. Voor standaardwerk scheelt dat een rit en veel tijd.
Je bedrijfsgegevens en die van de klant, een duidelijke omschrijving van het werk, wat er niet bij zit (uitsluiters), de prijs met btw, of het een richtprijs of vaste prijs is, en hoe lang de offerte geldig is. Een verwijzing naar je algemene voorwaarden voorkomt discussie achteraf.
Ja. De klant ontvangt de offerte digitaal en kan die online goedkeuren en ondertekenen. Wil hij iets veranderen, dan stem je dat samen af of stuur je een aangepast voorstel. Na akkoord kun je meteen een afspraak inplannen.
Sinds we werken met Mijn Kantoor op Zak hebben we veel meer overzicht. Offertes, werkbonnen en facturen staan bij elkaar en we hoeven niet meer te zoeken in losse mails of Excel-bestanden. Vooral het beheren van terugkerend onderhoud scheelt ons veel tijd.
CV Zeker
Voorheen waren we veel tijd kwijt aan het plannen van onderhoud en het bijhouden van losse lijstjes. Met Mijn Kantoor op Zak hebben we meer overzicht en verlopen offertes, werkbonnen en facturen een stuk gestructureerder. Dat scheelt tijd en voorkomt dat zaken blijven liggen.
Homeservice
Een snelle, nette offerte vergroot je kans op de opdracht, en het automatisch opvolgen zorgt dat je niets meer laat liggen. Maar je hoeft me niet op mijn woord te geloven.
Geen betaalverplichting, geen ingewikkelde onboarding, niet eerst weken inrichten. Probeer Mijn Kantoor op Zak geheel vrijblijvend en kijk of het je wat oplevert. Bevalt het niet, dan stop je het weer. Wil je eerst de pakketten zien?
Erik van Beusekom is oprichter van Mijn Kantoor op Zak en eigenaar van installatiebedrijf Totaalwarmte. Hij heeft 23 jaar ervaring in de techniek: van bromfietstechniek, ICT en liften tot NDT-onderzoek, werkvoorbereiding en het leidinggeven aan een technische afdeling. Hij maakt zijn eigen offertes met Mijn Kantoor op Zak, vaak gewoon op locatie bij de klant.
