Een factuur maken als installateur kan direct vanaf de werkvloer: je rondt de werkbon af, die wordt meteen een factuur, en je kunt hem op de klus al naar de klant sturen. Belangrijker nog dan direct versturen: je legt uren, materiaal en meerwerk meteen vast, zolang je het nog scherp hebt. Met een betaallink erbij kan de klant direct betalen. Een app als deze maakt en verstuurt de factuur; je boekhouding houd je in je eigen boekhoudpakket.
Geschreven door Erik van Beusekom, oprichter van Mijn Kantoor op Zak en eigenaar van installatiebedrijf Totaalwarmte · Leestijd 7 min
Een factuur maken als installateur hoort bij de klus, niet bij je avond. Toch kennen de meeste ondernemers met twee handen dit. Je hebt een hele week geklust, en dan moet je ’s avonds nog gaan factureren. Vroeger ging dat bij mij zo: de werkbonnen lagen in een stapel op tafel, en die typte ik over in het boekhoudprogramma om er een factuur van te maken. Dubbel werk, en tijdens dat overtypen sloop er zo een fout in.
En dan ging die factuur soms pas veel later de deur uit. Anderhalve maand later kreeg een klant zijn rekening pas. Dat is precies de verkeerde volgorde, want hoe langer er tussen de klus en de factuur zit, hoe groter de kans dat je iets vergeet, en hoe later je je geld ziet.
Het werk is klaar, maar het factureren begint pas thuis. Dat kan anders.
Een factuur is een officieel document voor je administratie en je btw-aangifte. Daarom stelt de Belastingdienst eisen aan wat erop moet. De belangrijkste gegevens zijn:
Voor kleine bedragen tot 100 euro inclusief btw mag een vereenvoudigde factuur met minder gegevens. Een factuur per pdf of e-mail is gewoon geldig, en je bewaart je facturen zeven jaar. De volledige lijst staat bij de Belastingdienst. Goede software vult deze velden automatisch, zodat je niets vergeet.
Het voordeel zit niet in “digitaal om het digitaal”. Het zit in de volgorde: je legt vast op het moment dat je nog precies weet wat je hebt gedaan.
Werk je met onderhoudscontracten of abonnementen? Dan worden die facturen automatisch aangemaakt en verstuurd, zonder dat je er nog naar omkijkt.
Laatst was ik bij een klant, werk afgerond. De man kreeg de factuur op zijn telefoon, want zodra de werkbon is afgetekend gaat die er bij ons direct uit. Hij zei: ik krijg niks binnen. Ik kon zien dat de factuur wél verstuurd was. Hij zat in zijn spambox.
Ik heb de factuur met een linkje gekopieerd en via WhatsApp naar hem gestuurd. Daar zat de betaallink bij, dus hij kon meteen met iDEAL betalen. Klaar, opgelost terwijl ik er nog stond. Vroeger had je dagen heen en weer gebeld over een factuur die kwijt was.
Wat ik ook wel eens doe: is het werk nog niet helemaal af, dan laat ik de klant 80 procent betalen en de laatste 20 procent als de klus klaar is. Dan heeft de klant het gevoel dat het toch wordt opgelost, want er staat nog een bedrag open. Dat geeft een betere band.
Stel: je hebt net een cv-ketel onderhouden bij een klant.
Eerlijk is eerlijk: een factuur-app neemt je het maken en versturen uit handen, maar je boekhouding blijft je boekhouding.
Mijn Kantoor op Zak is mobiele software voor vakmensen waarmee je je administratie vanaf je telefoon regelt. Een factuur maken als installateur zit daar gewoon in, en het werkt het sterkst samen met je werkbon app: de bon die je op de klus invult, wordt in één klik een factuur. Niets overtypen.
Wat het concreet doet: de vaste factuurvelden automatisch invullen, klantgegevens ophalen via de KVK-koppeling, en een betaallink meesturen zodat de klant direct met iDEAL kan betalen (de opvolger Wero komt eraan). Je ziet meteen welke facturen openstaan, en herinneringen en aanmaningen staan automatisch klaar.
En de overgang naar je boekhouding is netjes geregeld. Mijn Kantoor op Zak koppelt met SnelStart en Unit4 Multivers. Als je producten goed zijn ingericht met grootboeknummers, komen je facturen bij het doorsturen op de juiste plek terecht. Zo blijft de factuur op de werkvloer en je boekhouding op orde. Wil je het grotere plaatje zien? Lees dan ook over software voor je installatiebedrijf. Je kunt het twee maanden gratis proberen.
Een professionele factuur bevat alle verplichte gegevens (je naam, adres, KVK- en btw-nummer, de klantgegevens, een omschrijving, het btw-tarief en het totaalbedrag) in een nette opmaak. Met een factuur-app vul je die velden automatisch en stuur je de factuur direct, zonder dat je iets vergeet.
In Mijn Kantoor op Zak zie je in één overzicht welke facturen betaald zijn en welke niet. Herinneringen en aanmaningen staan automatisch klaar, volgens de termijnen die jij instelt, bijvoorbeeld na 14 en 28 dagen. Zo hoef je niet zelf bij te houden wie je nog moet bellen.
Ja, in één klik. De uren en het materiaal die op de werkbon staan, komen meteen op de factuur. Je hoeft niets over te typen, en je vergeet geen omzet door materiaal of meerwerk dat niet is genoteerd.
Ja. In Mijn Kantoor op Zak maak je de factuur op je telefoon, bij de klant of in de bus, en verstuur je hem meteen. Er zit een betaallink bij, zodat de klant direct kan betalen. Zo hoef je ’s avonds niet meer achter je administratie.
Ja. Mijn Kantoor op Zak koppelt met SnelStart en Unit4 Multivers. Als je producten goed zijn ingericht met grootboeknummers, komen je facturen bij het doorsturen op de juiste plek. Mijn Kantoor op Zak maakt en verstuurt de factuur; het muteren doe je in je boekhouding.
Sinds we werken met Mijn Kantoor op Zak hebben we veel meer overzicht. Offertes, werkbonnen en facturen staan bij elkaar en we hoeven niet meer te zoeken in losse mails of Excel-bestanden. Vooral het beheren van terugkerend onderhoud scheelt ons veel tijd.
CV Zeker
Voorheen waren we veel tijd kwijt aan het plannen van onderhoud en het bijhouden van losse lijstjes. Met Mijn Kantoor op Zak hebben we meer overzicht en verlopen offertes, werkbonnen en facturen een stuk gestructureerder. Dat scheelt tijd en voorkomt dat zaken blijven liggen.
Homeservice
Goed werk leveren is belangrijk. Maar uiteindelijk moeten je facturen ook betaald worden, want je btw, je loon en je leveranciers lopen gewoon door. Daarom helpt het om meteen te factureren en je openstaande posten in de gaten te houden. Bij zakelijke klanten kun je vaak beter korte betaaltermijnen aanhouden, bijvoorbeeld 14 dagen. Anders financier jij eigenlijk het werk van een ander.
Geen betaalverplichting, geen ingewikkelde onboarding, niet eerst weken inrichten. Probeer Mijn Kantoor op Zak geheel vrijblijvend en kijk of het je wat oplevert. Bevalt het niet, dan stop je het weer. Wil je eerst de pakketten zien?
Erik van Beusekom is oprichter van Mijn Kantoor op Zak en eigenaar van installatiebedrijf Totaalwarmte. Hij heeft 23 jaar ervaring in de techniek: van bromfietstechniek, ICT en liften tot NDT-onderzoek, werkvoorbereiding en het leidinggeven aan een technische afdeling. Hij gebruikt Mijn Kantoor op Zak elke dag in zijn eigen bedrijf, ook voor het factureren.
